Hain Stiftelser

1.1 För sitt arbete i Jan Hain Stiftelse för vetenskaplig teknisk forskning inom miljö och klimat ("Stiftelsen") har Stiftelsens styrelse fastställt denna arbetsordning, vilken ska gälla för styrelsens arbete från och med denna dag till dess den revideras genom styrelsens beslut.
1.2 Arbetsordningen utgör ett komplement till vid var tid gällande föreskrifter i Stiftelsens stadgar och bestämmelserna i stiftelselagen (1994).
1.3 Stiftelsens styrelse utser i enlighet med § 4 i stadgarna inom sig ordförande och vice ordförande. Stiftelsens styrelse utser även sekreterare. Sekreteraren behöver inte vara styrelseledamot.

2.1 Styrelsen svarar för förvaltningen av Stiftelsen i enlighet med Stiftelsens stadgar och tillämplig lagstiftning.
2.2 Styrelsen ska verka för att uppfylla Stiftelsens ändamål. Styrelsen ansvarar vidare för att Stiftelsen fullgör sin bokföringsskyldighet samt att stadgar och övriga handlingar avseende Stiftelsen förvaras på ett ordnat och betryggande sätt.
2.3 Styrelseuppdraget ska utövas i enlighet med Stiftelsens stadgar, gällande lagar och förordningar samt denna arbetsordning. En styrelseledamots uppdrag är i första hand att verkställa den vilja som stiftaren har gett uttryck för i Stiftelsens stadgar. Att vara styrelseledamot i en stiftelse är ett förtroendeuppdrag. En styrelseledamot har ställning som syssloman och är i denna egenskap skyldig att utföra uppdraget med omsorg.
2.4 Enligt § 4 i stadgarna ska vid styrelsens sammanträde föras protokoll där varje anslag noggrant ska beskrivas med de motiveringar styrelsen ansett som avgörande. Vidare anges att årsredovisningen tydligt ska ange vilka som erhållit anslag och motiveringar härför.
2.5 Det åligger styrelsen att även be stipendiater och pristagare att inkomma med utförligt CV, födelseår, titel/tjänst samt en skriftlig personlig presentation av sin forskning och hur bidraget/anslaget ska nyttjas samt en kortare version av detta till hemsidan. Samtliga stipendier skall fortsättningsvis utbetalas till konto hos respektive institution vid det universitet som stipendiaten är verksam vid. Härvid får mottagande institution göra avdrag på max 25 % för overheadkostnader. Om särskilda skäl föreligger får styrelsen göra avsteg från detta. Ovanstående gäller endast stipendiater och ej pristagare.

3.1 Enligt § 5 i stadgarna ska styrelsen utse stiftelsens bank eller annat finansinstitut.
3.2 Vart tredje år ska styrelsen ha en genomgång av ingångna avtal med banker och finansinstitut avseende resultat, kostnader och erhållna tjänster. Dessa bör omförhandlas så att lägsta möjliga kostnader och effektivitet uppnås. Om en bank/finansinstitut ej uppnår tillfredsställande resultat/service ska ny bank/finansinstitut utses omgående.

4.1 En styrelseledamot får inte för utomstående yppa information som erhållits vid utförandet av uppdraget som styrelseledamot, såtillvida inte styrelsen i det enskilda fallet har beslutat om annat eller informationen är allmänt känd. Tystnadsplikten avser såväl muntlig som skriftlig information och gäller även efter det att styrelseuppdraget har upphört.
4.2 En styrelseledamot ska förvara allt material som erhållits i anledning av styrelseuppdraget så att det säkerställs att materialet inte är tillgängligt för utomstående.